こんにちは！広報企画部の中村です。

このたび、社内で開催された「仕組みづくり成果発表会」にて、“タイムクリエイター賞”をいただきました。

この賞は、業務効率化によって時間を創出し、チームや会社に価値ある変化をもたらした取り組みに贈られるもの。
自分自身が一番驚きましたが、「誰かの働きやすさのために」と重ねてきた日々が、こうして形になったことがとても嬉しかったです。

■取り組みの背景｜毎月発生する“膨大で繊細な作業”の壁

対象となった業務は、あるツールから出力したCSVデータを、会計システムに取り込める形式に変換する処理。
一見単純に思えるこの作業ですが、実際には…

• 各協力会社様ごとに異なる行数・設定項目
• 支払手数料の有無の変動
• 業者さんや支払い条件によって異なる費用
• 税区分や勘定科目は備考欄のキーワードに応じて自動で切替が必要

といった複雑な条件分岐が多数あり、毎月6時間以上を費やす業務となっていました。

■課題の見える化｜まずは「頭の中」をマインドマップに

最初に行ったのは、経理さんの頭の中にある判断基準やルールをすべてマインドマップで可視化することでした。
「誰が見ても同じ判断ができる状態」に落とし込むことで、次の自動化フェーズにスムーズにつなげられました。

■GASで自動化！プルダウン×実行ボタンで完結

自動化に使用したのは Google Apps Script（GAS）。

• 「プルダウンシート」で各業者の条件や項目設定を事前に一覧化
• 「実行ボタンシート」で、対象シートと作業を選びワンクリック実行
• 勘定科目・品目・税区分などは、備考キーワードに応じて自動振り分け

これにより、作業時間は 6時間→わずか30分 に短縮されました。

■時間以上の価値｜“安心して任せられる仕組み”の実現

今回の自動化によって得られたのは時間だけではありません。

• 心理的な負担の軽減：「確認が必要」「間違えられない」からの解放
• 作業の属人化を防止：誰がやっても同じ結果になる
• ほかの業務への集中：手作業のチェック時間を、本来の業務へ

まさに「仕組みが働く」状態を実現できたと感じています。

■理念の実践｜“笑顔を創造する企業”としての一歩

私たちの会社の理念は「笑顔を創造し続ける企業」。
この理念を実現するには、目の前のひとつひとつの業務に「どうすれば相手の力になれるか？」という視点で取り組むことが大切だと思っています。

ITやAIを活用して小さな困りごとを解決し、社員一人ひとりが「自分にできる仕組みづくり」を積み重ねていく——
今回の取り組みは、その第一歩です。

■おわりに｜“文化としての業務効率化”を育てたい

今回、私が受賞したのはたまたまですが、仕組みづくりに取り組んでいるのは私だけではありません。
「どうすれば、次に使う人がわかりやすいか？」
「後輩が困らないように整えておこう」
そんな思いやりの連鎖が、会社にとって一番の“仕組み”だと思います。

この文化をもっと広げていきたい。
そして、誰かの仕事が少しでも楽になって、「ありがとう」が増える未来を作っていきたいです。

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弊社では、Google Workspacを活用した仕組みづくり支援も行っております。

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